Sebagai Bangsa Berbudaya, Dokumentasi Hasil Karya Harus Diselamatkan di Arsip

Medan (SIB)- Sebagai bangsa yang berbudaya hasil karya nyata baik di provinsi dan kabupaten/kota harus didokumentasikan sehingga terpelihara di arsip dengan baik. Seperti arsip peninggalan sejarah, kepemimpinan daerah, surat keputusan pejabat, MoU, proses Pilkada, proses otonomi daerah, pemekaran, peta wilayah/tapal batas dan lainnya harus diselamatkan di arsip.

Hal itu dikatakan Kepala Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provsu, Hasangapan Tambunan SPd MSi saat pembukaan Rapat Koordinasi Pengembangan Kearsipan Kabupaten/kota se-Sumut, Selasa (26/4) di Hotel Madani Medan.

Dijelaskan, pemerintah telah menetapkan kebijakan terkait status dan kedudukan lembaga kearsipan daerah melalui PP No 38 tahun 2007 yang  menegaskan urusan kearsipan adalah urusan wajib.

“Perubahan status ini mengharuskan lembaga kearsipan daerah, bukan hanya mengurus arsip dinamis akan tetapi lebih jauh lagi yakni mengurus arsip statis,” jelasnya.

Karena itu Tambunan mengharapkan kepada lembaga kearsipan daerah lebih mendalami tugas-tugas dan fungsinya masing-masing sekaligus berkemampuan menghimpun, menata ulang, mencari dokumen dan memelihara menjadi arsip kabupaten/kota. “Apabila dimungkinkan foto copy arsip yang sangat dibutuhkan nantinya dapat tersimpan di arsip Sumut juga,” harapnya.

Sebelumnya Panitia Penyelenggara Herli Selbi Simanjuntak SE MSi yang diwakili Kabid Arsip Daerah Drs Jekson Saragih melaporkan terselenggaranya kegiatan berdasarkan peraturan Gubsu No 8 tahun 2010 tentang uraian tugas, fungsi dan tata kerja Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provsu.

Tujuan, untuk membahas bagaimana sistem ke arsipan di Sumut dapat berjalan dan berkembang sesuai dengan peraturan yang berlaku sehingga pada akhirnya arsip dapat mewujudkan jati dirinya sebagai sumber informasi yang akurat dan dapat dipercaya karena arsip merupakan asset yang harus diselamatkan.

Para nara sumber Direktur Kearsipan Daerah II, Arsip Nasional RI Drs Asep Muktar Mawardi MHum dengan materi ”Sinkronisasi program pembinaan kearsipan daerah II, Arsip Nasional RI dengan lembaga kearsipan di daerah wilayah Sumut. Kaban Arsip dan Dokumentasi Provsu Hasangapan Tambunan dengan materi “Kebijakan pembinaan kearsipan di Provsu”, Ketua Komisi E DPRDSU “Dukungan legislatif terhadap pengembangan kearsipan Provsu”.

Peserta terdiri dari pejabat membidangi urusan kearsipan dan staf kab/kota se-Sumut berjumlah 66 orang. Kegiatan berlangsung 2 hari, yakni 26-27 April 2016 di Hotel Madani Medan. (A14/h)